+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Начальный порядок построения документов в кадровом делопроизводстве

Архив Унифицированные формы документов разработаны и утверждены Госкомстатом РФ только для оформления основных кадровых процедур. Но работникам кадровых служб приходится составлять приказы по личному составу и по ситуациям, не предусмотренным в унифицированных формах. К ним относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы, телефонограммы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Где хранить копии личных документов работников - Елена Пономарева

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Архив Унифицированные формы документов разработаны и утверждены Госкомстатом РФ только для оформления основных кадровых процедур. Но работникам кадровых служб приходится составлять приказы по личному составу и по ситуациям, не предусмотренным в унифицированных формах.

К ним относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы, телефонограммы. Как и любому сотруднику управленческих структур, работнику службы кадров необходимо знать общие требования к составлению и оформлению служебных документов. Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание. Наименование документа вид , автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, способ изготовления документа и т.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.

Поэтому его всегда надо иметь под руками2. Сначала рассмотрим требования к главному реквизиту — тексту, ради которого документ составляется и оформляется. Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени каждого сотрудника управленческого аппарата, в том числе и работников кадровой службы, и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ, прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста. В последние годы порядок составления целого ряда документов начал детально прописываться в административных регламентах исправления государственных цункций и предоставления государственных услуг. Выявление и анализ таких законодательных правовых документов — главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно если подобный вопрос решается составителем впервые.

При составлении распорядительных документов, например приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования отдельных пунктов, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы.

Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты ранее изданных распорядительных документов. Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут потребоваться справки, докладные записки, акты, письма, и т. Заявления, докладные и объяснительные записки чаще всего служат основанием для составления приказов по личному составу.

При этом используются унифицированные формы, трафаретные тексты если они есть , наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап — окончательное оформление и подписание документа. В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста. Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий. Все факты и приводимые цифры должны быть тщательно проверены. Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе.

Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности.

Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т. Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей.

Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом.

Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул — языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

Они вызваны прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются прежде всего при оформлении трудовых книжек, при составлении актов, справок, выдаваемых отделами кадров в подтверждении места работы и других документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык.

При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания языковые формулы обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем. Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму именному компоненту.

Примеры употребления стандартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления конкретных документов. Например, они даны в Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии. Например :. Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов. Служебные документы отличает нейтральный тон, что особенно важно при ответах на обращения граждан. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем, зовем на работу и т.

В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок приказываю, предлагаю, прошу. В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа совет постановляет, правление решило.

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа постановили, решили, предлагаем. В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа слушали, выступили, постановили , а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа Иванов возражает… и предлагает.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку.

Например: ОРД организационно-распорядительная документация. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений русского языка.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, то есть содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке регистрация, постановка на контроль, формирование в дела , направлении на исполнение.

Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений.

С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т. Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов письма, докладные записки, справки рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и даты. При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, четкое выделение ее основных частей, то есть структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности. Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

В ноябре 4 8 г. Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предпринимательства. Просим принять участие и направить работников филиалов, связанных с этими проблемами. В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, то есть с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т. Прошу дополнительно выделить Предполагается полный переход на автоматизированное ведение кадровой документации.

Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой без мотивировки, распоряжения с одной распорядительной частью. Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1,5 ставки с 16 августа 8 4 года.

Хозяйственной службе провести ремонт помещения бюро пропусков до 15 августа с. Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль.

Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

Жилищная субсидия 2. Бесплатные путевки 3. Жилищные условия 4. Квартиры от государства 5.

Актуальные требования к оформлению кадровых документов. Особенности построения конструктивного взаимодействия с . Основания увольнения, порядок прекращения трудового договора (статьи 77, 81, 83, , ). . учреждений, реализующих программы начального общего, основного общего.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Любой кадровик, устраиваясь на работу в новую организацию, неизбежно столкнется с необходимостью оперативно наладить кадровый учет. Хорошо, если предыдущий специалист оставит по-сле себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда кадровую работу приходится начинать практически с нуля. Какие документы регулируют основные вопросы кадровой работы?

.

.

.

В современном кадровом делопроизводстве сочетается работа с бумажны- Состав документов в организации зависит от: порядка принятия как схема построения справочной картотеки на исполнение документы. .. Для поля со списком в качестве начального значения задают какой-.

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. parrate

    Инспектор утверждает, что открытый багажник, куда он не лезет и ничего там не трогает есть осмотр. Прав ли он?

  2. Остап

    Спасибо большое за ваши видео!А первая группа как будет платить налоги?

  3. Еремей

    То делать что делать? Мочить))

  4. Мальвина

    Ахуенная превьюшка. 10 с из 10

  5. lisecona78

    Посмотрел как Ляшко-дырявый в лотерею выигрывает! Попробовал,тоже поперло! Эта отмазка катит? Или это только для заднеприводных?))